¿Qué es el control administrativo?

Es una función administrativa que permite monitorear las actividades planeadas con el fin de asegurar que estás se estén llevado a cabo de acuerdo al cronograma establecido, además de determinar si existen desviaciones para aplicar las medidas necesarias.

Tipos de control

Ø Control de Prealimentación 

Este tipo de control se presenta antes de que sucedan las cosas, se trata de prevenir los problemas que se puedan presentar en un futuro. En otras palabras la clave principal para que este tipo de control se lleve a cabo con éxito en la implementación de las acciones gerenciales antes de que el problema se presente. De esta manera los problemas se pueden corregir antes de que suceda cualquier daño

Según lo indicó la administradora Cecilia Solano Gonzales, quien trabaja en el área de Recursos Humanos de la Universidad Florencio del Castillo, un ejemplo de este control es elaborar un reglamento que se tiene que cumplir al 100%, donde a la hora de hacerse la contratación la persona conoce cuales son las reglas del juego y se compromete a respetarlas y cumplirlas. En este reglamento se pueden incluir aspectos como el uso del uniforme, no llegar tarde al trabajo, cumplir con las tareas asignadas, utilizar un vocabulario adecuado, entre otros.

Ø Control Concurrente:

Este sucede mientras la actividad laboral se está llevando a cabo. Una de las maneras más conocidas de aplicación de este control es por medio de la supervisión, de esta manera el gerente o administrador se asegura de sus subordinados estén cumpliendo adecuadamente sus funciones de la misma manera estos pueden evaluar su propio desempeño.

En este tipo de control Doña Cecilia brindó como ejemplo el control de las llegadas tardías y de las ausencias al trabajo, donde la empresa utiliza un sistema de marca que aplica tanto al ingresar como a la hora de salida, cada uno de los empleados deben marcar antes de las 8:00 am, al final del mes se genera un registro de cada uno de los empleados, si existieran muchas llegadas tardías o ausencias se le manda copia al empleado, donde se le solicita que justifique las ausencias o las llegadas tardías, si la misma situación se vuelve a presentar el siguiente mes, se le vuelve a enviar el correo al empleado pero esta vez con copia el rector para que este tome las medidas necesarias.

Este sistema ha permitido a los empleados se esfuercen por cumplir adecuadamente con los horarios de trabajo.

Ø  Control de retroalimentación

Este control es el más popular de los tres y es el que sucede después de que la actividad laboral ha sido realizada. Una de las desventajas que presenta la retroalimentación es que al ser un control donde el gerente se da cuenta de los problemas después de que ya han sucedido, ya se han generado daños y perjuicios, por otro lado presenta algunas ventajas que son importantes tomarlas en cuenta; la retroalimentación brinda a los gerentes información importante sobre qué tan eficientes fueron los esfuerzos de planeación, además de que la retroalimentación puede mejorar la motivación ya que las personas necesitan saber que tan bien están trabajando y es por medio de este control que pueden obtener esta información.

Un ejemplo que brindó la Licenciada Solano sobre este tipo de control es la realización de actividades como el día de la madre o fiesta de navidad, donde se involucra a todo el personal, el fin de estas actividades es aprender de los errores y poder corregirlos, para esto Doña Cecilia después de que se realicen las actividades habla con cada una de las personas que asistieron para que le indiquen que debería mejorar o que les gustaría que se incluyera en estas actividades con el fin de mejorar en los próximos eventos.

¿Por qué es importante el control?

Por medio de esta función administrativa, los gerentes pueden determinar si los planes o las metas que se establecieron inicialmente se están cumpliendo o cuales son las razones que están impidiendo que estos se lleven a cabo, para poder tomar las medidas necesarias para corregir estos problemas y evitar daños que puedan perjudicar la estructura de  la empresa.

Además, en muchas ocasiones pensamos que estamos haciendo las cosas bien, pero no es hasta que realmente hacemos una evaluación de las mismas que podemos determinar que estamos haciendo mal, que se nos salió de las manos y que debemos mejorar para aumentar la productividad y el buen desempeño de cada uno.

También, nos permite evaluar si en un determinado proyecto hemos designado a personas que necesitan más capacitación sobre lo que están desarrollando, de esta manera los gerentes pueden diagnosticar que la empresa necesita capacitar a su personal en diversas áreas o en diversos temas.

En lo personal siento que aunque parezca sin importancia muchos problemas en la realización de proyectos se presenta debido a un inadecuado manejo del tiempo por parte de las personas que forman parte del mismo y es por medio del control que podemos determinar esta situación, por ejemplo si un proyecto está planeado para que finalice en periodo de 3 meses y resulta que se tienen todas las herramientas necesarias para poder llevarlo a cabo, pero se sobrepasa el periodo indicado, la causa de fondo es que no se supo manejar el tiempo y se perdió parte del mismo en actividades innecesarias que pudo haber sido invertido para cumplir con la meta establecida inicialmente y es donde por medio del control administrativo se puede determinar este tipo de situaciones, aunque parezca innecesario se debería implementar capacitaciones en las empresas sobre este tema.

El siguiente video trata del proceso del control administrativo.