¿Qué aprendí en el curso de Teoría Administrativa II?

En este curso de Teoría Administrativa II, aprendí sobre cómo se aplica el proceso Administrativo en las empresas, no solo se quedó en conocimientos teóricos, sino que con cada una de las visitas realizadas a las diferentes empresas, tuve la oportunidad de analizar la teoría en la práctica.

Además, de aprender a compartir las opiniones con diferentes personas, la rotación de los grupos semanalmente fue una experiencia de enriquecimiento personal, conocer y brindar cada sugerencia es de mucho valor para poder comprender que diariamente donde quiera que estemos, nos vamos a encontrar con opiniones muy distintas que pueden significar la clave para la toma de decisiones importantes dentro de la organización.

Aprender a desarrollar nuestras habilidades por medio de la simulación de las teorías, me ayudaron a reconocer que en la vida y sobre todo en el mundo laboral, una persona no puede decir yo jamás voy a realizar una determinada actividad,  ya que si es una orden inmediata de un Jefe hay que seguirla, siempre y cuando no denigre la identidad de la misma.

Conclusiones acerca del uso del blog

Identificar que de un mismo tema, puede haber múltiples opiniones y que todas son válidas, porque vienen de acuerdo a la interpretación de cada persona, podremos pensar similar pero siempre lo expresaremos muy diferente, cuando se hacia el comentario al blog de un compañero, se podía analizar esta situación, con esto llegué a la conclusión que en la administración toda decisión que se vaya a tomar se deben analizar diversos factores y sobre todo tomar en cuenta las opiniones de cada uno de los involucrados.

Además, como conclusión quiero indicar la puntualidad y el compromiso, en cada una de las entradas y comentarios hacía los blogs de los compañeros, igualmente esta situación es de suma importancia en el mundo laboral, cuando el Jefe te pide entregar un informe da un día y una hora en la que debe de entregarse, siento que es un aspecto importante a tomar en cuenta sobre el uso del blog.

Opinión personal

En lo personal, a pesar de que llevo poco tiempo en la carrera, puedo asegurar que lo aprendido hasta el momento me ha ayudado en diversas situaciones a las que me he enfrentado diariamente tanto fuera como dentro de la Universidad, definitivamente he aprendido mucho sobre la importancia del trabajo en equipo de aprender a hacer las cosas democráticamente, aprender a escuchar y reconocer cuales son mis errores y que debo mejorar, para ser una mejor persona día a día.

Quisiera compartirles un video sobre trabajo en equipo que siempre me ha gustado mucho y ha sido motivo de inspiración en varias ocasiones.

Reseña día como administrador

Para la realización del trabajo de un día como administrador tuve la oportunidad de visitar a la empresa Cemex Costa Rica, la cual es una empresa que cuenta con 100 años de experiencia trabajando en más de 50 países. El trabajo propiamente la realice en el Área de Morteros, con la administradora Milagro Barrantes Alpizar, quien es la Coordinadora de Prezmeclados, Departamento Comercial-Costa Rica.

¿Qué es un mortero?

Un mortero es la mezcla de cemento, agua y un aditivo fino, la diferencia de este con el concreto es que el concreto en lugar de utilizar el aditivo fino utiliza la piedra.

Gracias a la experiencia que viví durante ese día voy a compartirles algunas cosas que aprendí como por el ejemplo:

Método DISC

La experiencia vivida durante ese día fue de gran provecho, como por ejemplo me explicaron sobre el DISC, el cual es método para conocer el comportamiento y las emociones de las personas de acuerdo a cuatro dimensiones de la personalidad lo cual voy a realizar un breve resumen de estas cuatro dimensiones:

      Ø  Dominancia: Describe la manera como lidia una persona con los problemas, se reafirma a sí mismo y controla las situaciones.

Ø  Influencia: Describe la manera de como una persona lidia con las demás personas, la forma en que se comunica y se relaciona con los demás.

Ø  Estabilidad: Describe el temperamento, la paciencia, la persistencia y la amabilidad de una persona.

Ø  Concienzudez: Describe como una persona afronta y organiza sus actividades, procedimientos y responsabilidades.

Durante el transcurso del día,  tuve la oportunidad de observar, parte de las actividades que son propias de un administrador, como por ejemplo la delegación de funciones, el estar controlando que los proyectos se estén llevando a cabo como debe de ser, realizar la búsqueda de nuevos mercados que le permita a la empresa ubicar sus productos, el analizar a la competencia y ver como esto los puede afectar, la realización de reuniones ya sea con clientes o con parte del personal, el establecimiento de metas tanto a corto como a largo plazo, pero sobre la preocupación de que en todo momento el cliente reciba productos y servicios de calidad.

Además, comprendí que como vemos la teoría en la mayoría de ocasiones no se aplica exactamente como se indica, la realidad es que nada está escrito y que cualquier cosa en un momento determinado puede variar, a lo cual pienso que estas situaciones son realmente maravillosas porque cada día que pasa, tenemos la oportunidad de aprender algo nuevo, en el desarrollo de nuestras actividades.

Una de las cosas que más me gusto de esta experiencia, es que un administrador no solo se dedica a realizar una actividad, esta profesión permite el desarrollo y coordinación de varias funciones o actividades, de esta manera no existe una rutina establecida, sino que algunas actividades varían durante los días de la semana.

En resumen el día como administrador fue de gran provecho para mi crecimiento como persona, el adquirir nuevos conocimientos, el compartir ya con personas que pasaron por la época de ser estudiante y que ahora ya están aplicando todos los conocimientos que adquirieron durante los años universitarios fue para mí muy gratificante. Agradezco al profesor Juan Carlos Leiva Bonilla, por la asignación de este trabajo.

¿Qué es el control administrativo?

Es una función administrativa que permite monitorear las actividades planeadas con el fin de asegurar que estás se estén llevado a cabo de acuerdo al cronograma establecido, además de determinar si existen desviaciones para aplicar las medidas necesarias.

Tipos de control

Ø Control de Prealimentación 

Este tipo de control se presenta antes de que sucedan las cosas, se trata de prevenir los problemas que se puedan presentar en un futuro. En otras palabras la clave principal para que este tipo de control se lleve a cabo con éxito en la implementación de las acciones gerenciales antes de que el problema se presente. De esta manera los problemas se pueden corregir antes de que suceda cualquier daño

Según lo indicó la administradora Cecilia Solano Gonzales, quien trabaja en el área de Recursos Humanos de la Universidad Florencio del Castillo, un ejemplo de este control es elaborar un reglamento que se tiene que cumplir al 100%, donde a la hora de hacerse la contratación la persona conoce cuales son las reglas del juego y se compromete a respetarlas y cumplirlas. En este reglamento se pueden incluir aspectos como el uso del uniforme, no llegar tarde al trabajo, cumplir con las tareas asignadas, utilizar un vocabulario adecuado, entre otros.

Ø Control Concurrente:

Este sucede mientras la actividad laboral se está llevando a cabo. Una de las maneras más conocidas de aplicación de este control es por medio de la supervisión, de esta manera el gerente o administrador se asegura de sus subordinados estén cumpliendo adecuadamente sus funciones de la misma manera estos pueden evaluar su propio desempeño.

En este tipo de control Doña Cecilia brindó como ejemplo el control de las llegadas tardías y de las ausencias al trabajo, donde la empresa utiliza un sistema de marca que aplica tanto al ingresar como a la hora de salida, cada uno de los empleados deben marcar antes de las 8:00 am, al final del mes se genera un registro de cada uno de los empleados, si existieran muchas llegadas tardías o ausencias se le manda copia al empleado, donde se le solicita que justifique las ausencias o las llegadas tardías, si la misma situación se vuelve a presentar el siguiente mes, se le vuelve a enviar el correo al empleado pero esta vez con copia el rector para que este tome las medidas necesarias.

Este sistema ha permitido a los empleados se esfuercen por cumplir adecuadamente con los horarios de trabajo.

Ø  Control de retroalimentación

Este control es el más popular de los tres y es el que sucede después de que la actividad laboral ha sido realizada. Una de las desventajas que presenta la retroalimentación es que al ser un control donde el gerente se da cuenta de los problemas después de que ya han sucedido, ya se han generado daños y perjuicios, por otro lado presenta algunas ventajas que son importantes tomarlas en cuenta; la retroalimentación brinda a los gerentes información importante sobre qué tan eficientes fueron los esfuerzos de planeación, además de que la retroalimentación puede mejorar la motivación ya que las personas necesitan saber que tan bien están trabajando y es por medio de este control que pueden obtener esta información.

Un ejemplo que brindó la Licenciada Solano sobre este tipo de control es la realización de actividades como el día de la madre o fiesta de navidad, donde se involucra a todo el personal, el fin de estas actividades es aprender de los errores y poder corregirlos, para esto Doña Cecilia después de que se realicen las actividades habla con cada una de las personas que asistieron para que le indiquen que debería mejorar o que les gustaría que se incluyera en estas actividades con el fin de mejorar en los próximos eventos.

¿Por qué es importante el control?

Por medio de esta función administrativa, los gerentes pueden determinar si los planes o las metas que se establecieron inicialmente se están cumpliendo o cuales son las razones que están impidiendo que estos se lleven a cabo, para poder tomar las medidas necesarias para corregir estos problemas y evitar daños que puedan perjudicar la estructura de  la empresa.

Además, en muchas ocasiones pensamos que estamos haciendo las cosas bien, pero no es hasta que realmente hacemos una evaluación de las mismas que podemos determinar que estamos haciendo mal, que se nos salió de las manos y que debemos mejorar para aumentar la productividad y el buen desempeño de cada uno.

También, nos permite evaluar si en un determinado proyecto hemos designado a personas que necesitan más capacitación sobre lo que están desarrollando, de esta manera los gerentes pueden diagnosticar que la empresa necesita capacitar a su personal en diversas áreas o en diversos temas.

En lo personal siento que aunque parezca sin importancia muchos problemas en la realización de proyectos se presenta debido a un inadecuado manejo del tiempo por parte de las personas que forman parte del mismo y es por medio del control que podemos determinar esta situación, por ejemplo si un proyecto está planeado para que finalice en periodo de 3 meses y resulta que se tienen todas las herramientas necesarias para poder llevarlo a cabo, pero se sobrepasa el periodo indicado, la causa de fondo es que no se supo manejar el tiempo y se perdió parte del mismo en actividades innecesarias que pudo haber sido invertido para cumplir con la meta establecida inicialmente y es donde por medio del control administrativo se puede determinar este tipo de situaciones, aunque parezca innecesario se debería implementar capacitaciones en las empresas sobre este tema.

El siguiente video trata del proceso del control administrativo.

Líder que admiro  

Al líder que admiro es a Mahatma Gandhi, por su capacidad y fortaleza de luchar por lo que el quería, siempre fue enemigo de la violencia, sin embargo en mas de una ocasión fue encarcelado.  

La primera lucha la realizó en el año 1893 cuando finalizaba su estadía en Sudáfrica y se entero que existía un proyecto de ley que pretendía eliminar el derecho al sufragio de la comunidad hindú que vivían en este lugar, fue cuando decidió organizar una resistencia para apoyar sus compatriotas y evitar que el proyecto se llevará a cabo, dentro de sus planes nada más se encontraba quedarse un mes apoyándolos, este mes se convirtió en veinte dos años.  

Durante esta etapa Gandhi se dedico a buscar distintas formas de liberar a la comunidad Hindú fundó un periódico llamado "The Indian Opinion", con el fin de reunir a integrantes de la comunidad Hindú, el instrumento considerado de mayor presión fue la creación del congreso Indio de Natal. 

Este es tan soló un ejemplo de una de las luchas que realizó este gran líder por el bienestar de la comunidad Hindú, posteriormente también realizó varias luchas por la defensa de los derechos de las personas en su país de origen.

Teoría Ruta- Meta 

A este gran líder lo relacionó con la teoría ruta-meta, esta teoría se enfoca en que el trabajo del líder es ayudar a sus seguidores a lograr sus metas y ofrecer la dirección o el apoyo que sea necesario para lograr que esas metas sean compatibles son el grupo.

Esta teoría se basa en cuatro comportamientos: 

• • Directivo 
  • Compresivo 
  • Líder participativo  
  • Líder orientado al logro

En el caso de Gandhi, era un líder directivo; ya que el preparaba y planeaba las acciones que se debían llevar a cabo, con el fin de lograr la defensa de los derechos de los Hindúes.

Líder compresivo; porque siempre busco las diferentes maneras que las necesidades de sus seguidores se pudieran cumplir.

Líder orientado hacia el logro; porque sus metas siempre estuvieron claras un ejemplo de esto es la creación del congreso mencionado anteriormente, además de que luchó por la liberación del pueblo.

Líder participativo; en cada manifestación y acción que realizaba se mantenía al lado de sus seguidores, luchando con ellos.

 Para la reflexión 

Considero que una de las cosas que me podrían ayudar como líder seria la capacidad para escuchar a las demás personas, se que debo mejorar un poco en este aspecto, pero al mismo tiempo es algo me gusta hacer,  además de que estoy consciente de que todas las personas pensamos diferente y que uniendo varias ideas se puede llegar a obtener grandes resultados.

Otra acción que considero necesaria es la capacitación sobre este tema, creo que es de mucho provecho participar en este tipo de actividades, en donde cada sesión se adquieren diferentes conocimientos  que son muy importantes para el desarrollo de cada una de nuestras actividades. 

También consideró que es importante aprender a valorar los sentimientos de las personas, ya que se presentarán momentos en el que alguno este pasando por situaciones difíciles y no siempre van a presentar la misma reacción ante una u otra situación.

"El líder exitoso debe entender y aplicar el principio del esfuerzo cooperativo y ser capaz de inducir a sus seguidores a hacer lo mismo. El liderazgo exige poder y el poder exige cooperación".

Napoleón Hill

¿Qué  es la inteligencia emocional?

La inteligencia emocional es un conjunto de habilidades, capacidades y competencias no cognitivas que influye en la capacidad de una persona para enfrentarse a las demandas y presiones del entorno.

La inteligencia emocional implica que las personas comprendan sus propias emociones, aprendiendo a manejarlas de la manera más adecuada dentro del ambiente laboral, entre más las personas puedan interpretar estas emociones tendrán más probabilidades de tener un mejor desempeño de las actividades que deban realizar.

La inteligencia emocional está compuesta por cinco aspectos:

Ø  Autoconsciencia: consiste en que la persona pueda estar consciente de sus propias emociones o impulsos.

Ø  Autorregulación: este aspecto abarca que la persona tenga la capacidad de saber manejar sus propias emociones o impulsos.

Ø  Automotivación: este rubro evalúa la capacidad del individuo para poder persistir a pesar de los contratiempos y fracasos.

Ø  Empatía: implica que la persona pueda percibir lo que sienten los demás.

Ø  Habilidades sociales: abarca las capacidades que tienen las personas para adaptarse y saber manejar las emociones de los demás.

En relación de la teoría con la entrevista realizada al administrador Carlos García Acuña, administrador del Minisúper Musmanni, ubicado en Paraíso de Cartago, él nos comentó que para un administrador es de suma importancia, saber controlar las emociones a nivel personal pero sobre todo a nivel laboral, más si se desempeña un puesto de alta dirección, para él como administrador los problemas administrativos no se pueden traspasar a los empleados, por que inmediatamente afectaría el desempeño de los mismos.

Además, Don Carlos considera importante conocer los sentimientos de los empleados, él indica que se debe tener prudencia al momento de realizar una corrección o felicitar a algún subalterno por el desempeño demostrado; en el primer caso se debe hacer la corrección de forma restringida, es decir hablar solo con el empleado e indicarle lo que está sucediendo y no enfrente de los compañeros,  en el segundo caso es importante realizar la felicitación delante de los demás compañeros, con el fin de que se genere más motivación para el subalterno, de esta manera se trasmite confianza y respeto hacia cada uno de los empleados.

En base a lo anterior, se puede concluir que un mal o buen ambiente de trabajo, influyen considerablemente en el desempeño de cada uno de los individuos de la organización, implicando de esta manera la afectación del servicio que se les brinda a los consumidores.

En resumen una persona con una buena inteligencia emocional puede presentar las siguientes características:

ü  Actitud positiva

ü  Es capaz de reconocer sus propias emociones y sentimientos

ü  Puede verbalizar sus emociones y sentimientos

ü  Sabe manejar sus emociones

ü  Es empática

ü Tiene la capacidad de adoptar las decisiones correctas

ü  Está motivada, ilusionada y tiene interés por aquello que hace

ü  Tiene un adecuado nivel de autoestima

ü  Sabe dar y recibir

ü  Presenta unos valores positivos que dan sentido a su vida

ü Puede afrontar con seguridad y es capaz de vencer a las adversidades y frustraciones

ü Tiene la capacidad de complementar polos opuestos

Para la reflexión:

Considero que un compartimiento que realmente es mi fuerte es el automonitoreo, este consiste en evaluar la capacidad de la persona para poder adaptarse a factores situacionales externos, además la forma en que puede comportarse de manera diferente en distintas situaciones, en lo personal pienso que este comportamiento es de gran beneficio tanto en el presente como para un futuro.

Uno de los aspectos que debo mejorar es la estabilidad emocional, en el lado negativo, si me considero en determinadas ocasiones insegura, y siempre veo el lado negativo de las cosas, pienso que es bueno siempre analizar los pro y los contra de una determinada situación, pero se debe tener un límite,  por qué si se analiza al extremo las consecuencias, independientemente de lo importante que pueda resultar un proyecto, los peros siempre atrasaran e impidieran que este se realice de la manera adecuada.